聚焦档案电子化管理 烟台打造“互联网+退休”新模式

• 2022-01-12 07:43:49 来源：中国山东网

中国山东网-感知山东1月11日讯 (通讯员 王皓亮)“对企业来说，实行电子档案和网上办理退休，最大的好处就是少跑腿。以前现场办退休，得带着职工档案、保险手册还有各种各样的表格，一办就是大半天，又得来来回回找职工签字。现在个人用手机发起申请，单位通过网上申报，人社局审核电子档案，直接反馈结果，需要时再到大厅现场核实，再也不用每个月去大厅排队了。”建筑公司的老林高兴地说道。

2019年以来，烟台市人社局倾力打造“智慧人社”公共服务信息平台，退休审核业务办理流程缩短，更加便民利民。而能够实现“互联网+退休”新模式，有效提升服务质效的前提和关键，正是推行档案管理电子化。

众所周知，职工档案是指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩等方面形成的，有关职工个人经历、政治思想、工作表现、岗位变动等情况的文件材料。社保业务档案是社保经办机构在办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务过程中形成的各类登记表单及相关审核材料等。两类档案直接关系到每名参保人员切身利益，具有不可替代性。烟台市人社局将职工档案、社保业务档案的管理使用与社会保险信息化建设紧密结合，趟出一条档案电子化管理的新路径。

纸质档案问题凸显

催生档案电子化管理

随着人口老龄化趋势加剧和社会保险体系日益完善，烟台市企业参保和退休人员数量逐年大幅增加，“十三五”期间，全市累计净增参保21.6万人，新增退休18.6万人；截至2020年底，全市企业参保181.4万人，企业退休65.7万人。面对如此庞大的服务对象，社会保险业务数量呈几何倍数骤增，原有的管理模式、服务方式已无法满足广大服务对象要求，也不能适应新时代发展需要。社保档案管理工作也不例外，四方面问题突出：

纸质档案不易保管。传统档案材料大多采用纸质文档保存，资源损耗大，调阅查询繁琐，且容易损毁，特别是部分单位保管的职工档案，由于重视程度不够、管理不规范等原因，经常出现档案缺漏、丢失等情况，直接影响参保人员业务办理和待遇领取。

材料造假风险较大。为达到提前退休和早领取、多享受养老待遇等非法目的，不法分子通过涂改、篡改、伪造档案材料，将假年龄、假学历、假工资等虚假材料混入职工档案，甚至采取真表格、真印章、假信息、假填写等方式混淆视听，使原来真实准确的档案变成“注水肉”“夹生饭”，企图影响退休资格的判定和社保待遇的审核。

经办服务不够便利。随着信息化程度提高和综合柜员模式推行，办理社保业务越来越简单便捷，对数据信息的要求也越来越高，但部分退休业务仍需要翻阅纸质档案，既增加了办事难度，也制约了经办服务便利化。

信息数据不利共享。在办理社保业务时，不仅行政部门与经办机构之间需要沟通协调，就业人才、劳动监察、仲裁等内部单位经常需要密切配合，市级与区市间也要上下联动，而纸质档案不便流转，信息数据无法及时共享，不利于数据向上集中、服务向下延伸。

同步推进

统筹实施档案一体化、电子化

2016年以来，烟台市人社局聚焦深化“放管服”改革，以统筹推进各类档案管理一体化、电子化为突破口和着力点，集中力量研发社保档案智能管理系统，下大力气推进历史档案电子化进程，为构建“互联网+退休”新机制奠定坚实基础。

逐步实施社保业务档案一体化。2016年8月，烟台市通过政府招标采购，确定由济南汉图软件公司中标研发社保电子档案信息系统，实现既能独立运行、智能查询，又可与社保业务经办系统互联互通、无缝衔接。在退休资格确认环节，完全实现电子档案与业务经办一体化，做到社保业务数据与业务档案同步生成，业务档案自动生成归档目录，档案数据即时资源共享。同时，将电子档案嵌入社保业务经办流程，作为关键业务信息推送转递，以此作为业务办理的主要依据，实现业务经办全流程自动化监控管理。烟台市社保中心还专门建立档案数据中心，负责社保业务档案扫描数据的市级集中存储、统一管理，可实现对档案资料、图片记录进行跨机构、跨业务间的调阅查证，确保资源共享效果。

集中推进历史档案电子化。历史档案主要包括库存业务档案和职工档案两大类，其中业务档案包括参保增减表、转移单、基数核定表等11项材料，职工档案包括履历、自传、考核考察、岗位评定和学历材料等9类。历史档案电子化任务繁重，不仅要将所有纸质档案全部转化为电子档案，还要对应整理业务系统的历史数据，确保信息匹配一致。推进过程中，对于业务档案电子化，先对档案内材料逐份编号，录入关键字段信息，材料逐份扫描成像、质检复核，最后将纸质档案按原貌复原；对于职工档案电子化，先将符合扫描条件的档案进行清点、筛选、交接，在一体化系统中维护姓名、身份证号、出生日期、参加工作时间等关键信息，按照顺序将图片扫描进系统，最后与纸质档案复核比对。为提高效率、简化流程，还采取了预约扫描、上门扫描、到龄人员绿色通道等多种服务方式。

截至2020年12月末，烟台市已完成业务档案电子化4434卷、101.1万页，完成职工档案电子化68351卷、640.5万页，1996年之前的机关事业单位和企业养老业务库存档案、1996年之前参加工作的市本级单位职工档案已全部完成电子化处理。

电子档案拓展应用

助力“互联网+退休”提质增效

2017年，烟台市人社局在广泛应用社保档案管理电子化的基础上，立足本地实际，依托社保核心平台三版和档案智能管理系统，逐步对退休审核业务流程进行重构再造。2018年开始，按照“网厅一体化”工作思路，市本级和开发区参保单位在省内率先试行退休网上申报审核，实现一次性、一站式办结。2019年6月，全面推行“互联网+退休”运行模式，最大限度压缩企业职工退休申报审核环节和时限，提升参保单位和职工满意度。

“互联网+退休”以社保信息管理系统为载体，以档案智能管理系统为支撑，实现了退休业务全流程的优化再造——企业劳资人员仅需通过系统终端发起申报，系统即时提取职工参保数据形成申报业务，核对无误后推送至网上审核；工作人员对照电子档案进行初审、复核，形成退休审核意见反馈至单位；单位依据审核意见办理退休减员，再由社保经办机构核定待遇，生成待遇信息推送至单位；经公示无异议后，企业劳资人员再携带相关材料到服务窗口一次性、一站式办结退休。

2020年，烟台市人社局在有序运行“互联网+退休”模式的基础上，依托“智慧人社”系统平台建设，聚焦一体服务、创新服务、高频服务、简约服务，打造“企业职工退休一件事”打包办。对内，实现人社关联业务打包办。参保职工最多可在到龄前3个月个人发起退休申请，人社部门网上受理并及时预审，通过短信、微信等方式反馈审核结果；预审合格人员到龄后，系统自动办理社保减员、用工备案减员、基数差补缴、退费、个人账户结清、失业金停发、退休待遇核算等关联业务，直至生成电子退休证并推送至本人，实现退休审核、社保办理、待遇核定、退休证打印等多项业务统筹整合。对外，实现政务服务事项打包办。参保职工个人提出退休申请同时，系统同步发起住房公积金账户余额提取、医保待遇资格确认等相关政务服务事项申请；退休预审合格后，系统同步向相关事项业务部门推送审核结果；职工到龄后办理退休手续时，可一并延伸办理上述政务服务事项，无需重复申请、反复跑腿，进一步提升服务质量和水平，打造烟台人社便民服务“金名片”。

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